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Scrum es una metodología ágil que permite desarrollar proyectos de una manera eficiente y en un menor plazo de tiempo. Permite realizar proyectos  más orientados a las necesidades de la empresa y de los clientes, como por ejemplo, en el área de desarrollo web, a través de un marco de trabajo colaborativo. Las metodologías ágiles consisten en desarrollar una nueva manera de trabajo en equipo, en la que los participantes incrementan su motivación y su eficiencia para hacer el doble con la mitad de tiempo. Scrum se basa en iteraciones continuas, es decir, la repetición de un proceso o tarea varias veces con la intención de alcanzar una meta deseada. El objetivo final es construir un producto o proyecto de forma incremental, entregando en cada iteración una propuesta de valor más desarrollada. Los principios de Scrum, que es la más usada de las metodologías ágiles, son sencillos pero no fáciles de aplicar. Las empresas que logran aplicarlos alcanzan mejoras en la productividad, time-to-market y competitividad de entre 4 y 10 veces. La palabra Scrum, no es un acrónimo o siglas, sino que proviene del rugby. Significa melé, una jugada en la que varios integrantes de cada equipo empujan como una unidad para hacer avanzar el balón. En la metodología Scrum todos los componentes de un equipo  realizan actividades de forma repetida e incremental para desarrollar el proyecto. El movimiento de las metodologías ágiles surgió en 2001 tras la publicación del “Agile Manifesto”. En aquel momento los proyectos de gran dimensión requerían una planificación muy compleja, usualmente tomaban mucho tiempo y excedían los presupuestos. Una muestra de ello fue el desastre del proyecto Sentinel del FBI, en el que después de invertir más de 100 millones de dólares, se tuvo que rehacer todo un software desde cero. El “Agile Manifesto” fue elaborado por 17 críticos del modelo de desarrollo tradicional quienes plantearon  cuatro valores y doce principios que rigen el desarrollo ágil de proyectos. En 2011, Ken Schwaber y Jeff Sutherland publicaron la guía oficial de Scrum para fijar las mejores prácticas y se convirtió en la guía definitiva del método.

¿Para qué sirve Scrum?

Scrum es una forma de trabajar en equipo más productiva para la gestión de proyectos. A diferencia del modelo tradicional donde un proyecto puede durar meses o años, en este método un proyecto dura un sólo Sprint (una sucesión de iteraciones o tareas repetidas de corta duración para incrementar el valor del proyecto). Durante un Sprint se realizan todas las tareas necesarias para desarrollar el proyecto, como el diseño, la planificación o las pruebas. Todas esas tareas están orientadas a generar el máximo valor. El punto de partida de Scrum es una lista de objetivos y de requisitos que conforman el plan de proyecto. Cada Sprint es una entidad en sí misma. Generalmente, tienen una duración de entre 2 hasta 4 semanas, para presentar el trabajo, recibir retroalimentación y realizar una reflexión para mejorar en cada iteración. La división del proyecto en Sprints permite establecer prioridades en función de las necesidades de los clientes o en las modificaciones que se produzcan. Cada Sprint debe brindar un resultado con valor, una variación que pueda ser presentada y entregada al cliente de la manera más rápida y con el menor esfuerzo posible. La sumatoria de todos los Sprints representa el desarrollo total del proyecto.

Las principales ventajas de Scrum

La implantación de la metodología Scrum para el desarrollo de proyectos web aporta ventajas respecto a los sistemas tradicionales:

• El cumplimiento de las expectativas del cliente gracias a la presentación de las demos de sprint al cliente (Product Owner) que proporcionan retroalimentación al equipo.
• Hay una mayor flexibilidad ante los cambios. Scrum está  diseñada para adaptarse a las modificaciones, ya sean requerimientos del cliente o cambios del mercado.
• Hay reducción del Time To Market. Al desarrollar las partes más importantes al inicio del proyecto, el cliente dispone de partes de valor que puede empezar a utilizar antes.
• Se registra un incremento de la productividad de los equipos a los que se les brinda autonomía para organizarse y mayor libertad, lo que reduce los protocolos.
• Se reducen los riesgos debido a que primero se validan las funcionalidades más importantes del proyecto, lo que permite anticiparse a los riesgos que puedan surgir.

¿Cómo empezar a implementar Scrum?

A continuación ofrecemos una descripción de todo el proceso para poder aplicar Scrum desde cero:

• Seleccionar el Product Owner, que es la persona responsable del proyecto por parte del cliente, que es la voz de cliente y conoce cuales son las metas y objetivos.
• Seleccionar el Scrum Team para desarrollar el proyecto: es necesario un equipo de entre 3y 9 personas para llevar adelante todas las actividades previstas.
• Elegir un Scrum Master para liderar el equipo. Debe ser una persona que conozca la metodología y que sea responsable de conducir las iteracciones o sprints definidos.
• Elaborar la lista de bloques del proyecto o stories, es decir, un listado con todos los objetivos que deben conseguirse.
• Establecer las prioridades de los bloques del proyecto para que el equipo conozca el nivel de importancia de cada uno.
• Planificar el sprint y definir el plazo y el objetivo que se quiere conseguir. El equipo hace una estimación de cuántos aspectos ha de realizar en el sprint para completar uno de los objetivos definidos. Los sprints duran entre 2 a 4 semanas.
• Definir la relación de actividades para completar el sprint elegido.
• Realizar una reunión diaria para el seguimiento de las actividades. El encuentro, que debe tener un máximo de 15 minutos de duración, servirá para revisar el trabajo realizado el día anterior y planificar las próximas acciones.
• Hacer un panel se seguimiento para visualizar la actividad del equipo. Debe contener tres columnas: Pendiente (To Do), En Proceso (In Progres) y Hecho (Done).
• Revisión del sprint: es una reunión en la que el equipo muestra lo que ha construido.
• La Retrospectiva del sprint y mejora continua: se hace para reflexionar sobre los aspectos necesarios para mejorar el proceso. Una vez completada la primera iteración, se continúa con el ciclo de sprints, en un proceso de avance del proyecto y de mejora continua del proceso para mejorar la experiencia  y las capacidades del equipo.

¿Cuáles son los roles para aplicar el Scrum?

En Scrum existen tres roles principales que tienen  responsabilidades definidas: el Product Owner, el Scrum Master y el Equipo de desarrollo.

• El Product Owner: Es el responsable del proyecto. Es el vocero del cliente, y se encarga que el equipo entienda y cumpla sus expectativas.
• El Scrum Master o Facilitador se encarga de gestionar el proceso Scrum y ayudar a eliminar trabas y obstáculos. Lidera las reuniones y ayuda al equipo a minimizar los impedimentos para cumplir con el objetivo del Sprint.
• El Scrum Team o Equipo de Desarrollo: Son entre 3 y 9 profesionales que se encargan de desarrollar las actividades y cumplir con los requerimientos del proyecto. Con independencia de cuales sean sus roles internos, en el equipo solo hay un rol, el de miembro.

Este equipo se auto gestiona y decide cual es la mejor manera de llevar adelante el proyecto, asume su propia responsabilidad y rinde cuentas al final de cada sprint.

Software para el manejo de proyectos con Scrum

La transformación digital ocasionó la aparición de novedosas formas de organización dentro de las empresas. Existe una creciente demanda de las compañías de ofrecer el mejor servicio posible en la menor cantidad de tiempo. Dentro de ese contexto, las metodologías ágiles como Scrum han representado una auténtica revolución. Para las empresas y proyectos esos métodos representan una posibilidad de cambiar las cosas para rentabilizar el negocio. Asimismo, permiten dinamizar los equipos y desarrollar sus productos y servicios de manera rápida y competitiva. Actualmente, existen diferentes programas o aplicaciones para aplicar la gestión ágil de proyectos. Algunas herramientas son gratuitas y otras requieren un pago, pero son útiles y permiten llevar adelante un proyecto de desarrollo web. Entre ellas están Active Collab, Asana, Atlassian Jira,  Axosoft, Basecamp, Flow-e, Google Drive, iceScrum, LeanKit, Planning Poker, Scrumblr, Slack y Trello.

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Cada startup, emprendimiento digital o tienda virtual debe tener su propio proyecto web. Asimismo, toda empresa, marca o negocio que quiera conquistar el mercado debe contar con su propia página web o su app. ¿Pero cómo empezar? La creación de un proyecto web requiere un plan estratégico, un equipo de trabajo y horas de trabajo. No se trata de tomar cualquier alternativa o de tomar decisiones basadas en la ignorancia o la prisa. A continuación detallaremos cada una de las etapas:

Definir el objetivo del proyecto web

Antes de iniciar un proyecto web las personas que lo llevarán adelante tener deben muy claro que es lo que quieren lograr. Las metas deben estar claramente definidas antes de arrancar. Entre los objetivos que hay que tener claros están:

1. ¿Qué queremos lograr? Los objetivos más comunes son ofrecer información de la marca o negocio, mejorar la imagen de una empresa, vender o publicitar un bien, prestar un servicio.
2. ¿Por qué queremos alcanzar ese objetivo? (Es la meta real)

En el punto de partida se debe tener una estrategia clara. Sin embargo, también es pertinente advertir que los objetivos del proyecto web pueden cambiar con el tiempo. Eso implica mantener un nivel de flexibilidad que permita ajustes a mediano y largo plazo. Los objetivos claros permitirán definir  las bases para que el proyecto sea sólido y  funcional. Entre esos pilares están:

• La estructura de la información
• La forma de navegación
• La usabilidad
• Los elementos clave dentro del diseño.

¿Cuál es la estrategia del proyecto web?

Una vez definidos los objetivos del proyecto web el siguiente paso es establecer cuál es la estrategia que se usará  para lograrlos. Esta permitirá que en todo momento se sepa cuál es el siguiente paso a ejecutar y cuánto tiempo se dedicará a cada tarea.

¿Cuál es el target o público objetivo del proyecto web?

Una de las precisiones más importantes que implica desarrollar un proyecto web es la del público objetivo o target. Es, ni más ni menos, la definición del “usuario  ideal” de tu propuesta. La identificación del target permite construir el proyecto web de manera que pueda ofrecerle a ese cliente una marca o negocio que esté pensado en él y que le brinde la mejor experiencia en navegabilidad, contenido y servicio. Debe determinar cuáles son las necesidades de su público objetivo y cuáles son las sensaciones y percepciones que desea generar. La mejor manera de identificar a sus usuarios es situándose en su lugar.

Estudie a la competencia

Es recomendable estudiar  las 5 webs o apps que sean competidoras directas de nuestro proyecto. La idea no es copiar lo que han hecho sino establecer sus aspectos positivos y negativos. Las virtudes de los rivales deben evaluarse, tomar lo mejor de ellas y adaptarlas al negocio o marca, mientras las debilidades deben servir de advertencia para no incurrir en ellas.

Estimar los recursos necesarios para el proyecto

Antes de de comenzar un proyecto web es necesario hacer un presupuesto y calcular los recursos que se van a invertir en el mismo. Hay sitios web que pueden salir adelante con poco dinero, pero hay otros que requieren un capital mayor.

Armar un equipo de desarrollo del proyecto web

Un proyecto web de poca envergadura puede salir adelante con la participación de pocas personas que cuenten con los conocimientos básicos. Sin embargo, hay propuestas que requieren un mayor grado de especialización de las personas involucradas. Lo ideal es contratar un equipo de multidisciplinario de expertos que tenga experiencia en proyectos web. De esta manera los impulsores de la marca o negocio puedan ahorrar tiempo y dinero, así como evitar errores y fallos que puedan comprometer la rentabilidad del sitio. El equipo de especialistas que recomendamos contratar debe incluir.

• Mercadólogos: harán estudios de mercado y potenciarán las capacidades de venta del proyecto. De esta forma se asegura la rentabilidad del proyecto y se potenciarán las eventuales visitas.
• Diseñadores gráficos: darán identidad visual al sitio (tipografía, colores, etc), ordenarán la información en base a una estructura, diseñarán las interfaces y la imagen de la marca, y destacarán los productos o servicios.
• Programadores: Se ocupan del desarrollo web, del diseño y programación de los sitios, de evitar posibles fallas y prevenir ataques cibernéticos, de la maquetación y definición de los estándares de calidad.

No es nada recomendable hacer las cosas uno mismo como emprendedor porque se corre el  el riesgo de tomar decisiones equivocadas que afecten la percepción del sitio o app y que le resten valor de cara a los usuarios.

La línea de de tiempo del proyecto

Un proyecto web requiere que cada uno de los involucrados cuente con una línea de tiempo. Donde cada paso esté definido con su fecha de entrega. La línea de tiempo o cronograma servirá para que los involucrados sepan qué tareas se están ejecutando, quienes la están haciendo y cuál es la fecha de entrega de cada tarea o etapa.

Conceptualización del proyecto

Antes de ir a la web es conveniente hacer un mapa paso a paso de la navegabilidad del sitio web o de la aplicación. Esa conceptualización es una representación básica, por escrito y gráfica,  de lo que va encontrar el usuario, pero sin imágenes ni colores. La idea de esta estructura escrita y visual es servir de guía a la hora de determinar la situación de los elementos, la navegación, la estructura del contenido, etc.

El diseño del proyecto

El diseño de la página web o app debe ser claro y sencillo. Asimismo, debe ser impactante y estar ajustado a las tendencias actuales para evitar que el proyecto quede obsoleto en la parte gráfica. El diseño está directamente relacionado con la forma como la información está distribuida y sus funcionalidades, incluidos los llamados a la acción. Todos los elementos (menús, tipografías, imágenes, etc.) deben estar relacionados tal como fueron definidos en la conceptualización. Al momento de crear la página web del proyecto es necesario articular los aspectos siguientes:

1. Uso de plantillas: Este marco permitirá definir el tono con el cual el negocio, emprendimiento o marca se va comunicar con sus usuarios. Se pueden usar plantillas elaboradas como las de WordPress o crear una propia.
2. Diseño responsive: el diseño debe ser estar ajustado para que la página debe verse correctamente desde cualquier computadora o dispositivo móvil  (teléfono o tableta).
3. Estilo: Todos los elementos (colores, fuentes, fondos, etc.)  tienen que representar a la maraca o negocio. El diseño de la página permite el reconocimiento de parte de los usuarios, lo ideal es que sea sobrio o minimalista.
4. Legibilidad: los mensajes del sitio web deben estar en lenguaje sencillo para que se entiendan sin mayores dificultades. Asimismo, deben respetarse las normas gramáticas y de ortografía.
5. Llamadas a la acción: El sitio web debe contar con llamados a la acción suficientes para generar interacciones y lograr la rentabilidad del negocio.

Sueña con la expansión

Cuando tenemos un proyecto queremos verlo crecer y concretarse, que se haga conocido y que tenga una utilidad. Debemos registrar esas metas y acompañarlas de una estimación numérica de ese crecimiento. Por ejemplo: podemos definir la cantidad ideal de visitas o descargas que esperas en un año.

La elaboración del proyecto

Cuando el diseño del sitio esté definido se puede empezar a maquetar cada una de las plantillas  que lo conforman usando los lenguajes HTML y CSS. Es importante verificar los enlaces y los botones activos. Todas las imágenes, fondos y tipografías deben estar respaldadas para evitar pérdidas de información. Asimismo, se debe comprobar que la pagina se vea de forma  correcta en los navegadores web.

Programación

Se debe subir la página en un servidor local o externo, pero que funcione de manera parecida al que se usará al final. Es recomendable programar en PHP + MySQL y en WordPress como CMS. Uno de los aspectos que hay que cuidar son los plugins, los títulos personalizados de cada página y los meta tags. Lo ideal es poder personalizar cada una de las URLs de las diferentes páginas.

El contenido es el rey

Nada es más importante para una página web que el contenido. Es conveniente que haya un blog o sección de noticias que permita la actualización de los textos, imágenes, audios y videos. Debe crear un listado de contenidos para alcanzar cada uno de los objetivos que se planteó al principio del proyecto. Ofrezca a sus usuarios información suficiente en diferentes formatos, con posibilidad de descargar e intercambiar los contenidos.

Establecer canales de comunicación

Para los usuarios de un sitio web o de una app es importante poder contar con mecanismos de comunicación con una marca o negocio. Si bien las redes sociales pueden servir para este propósito, es conveniente no escatimar en formas de establecer contacto. Un valor agregado de empeño de fijar varios canales de comunicación es  el crecimiento de la confianza hacia el negocio, emprendimiento o marca.